Konsep dan Fungsi Managemen

Konsep Manajemen

            Manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengatur atau mengelola. Ada beberapa pendapat mengenai pengertian manajemen, Koontz,         (Sri wiludjeng SP 2007 : 2) menyatakan pengertian manajemen sebagai berikut :

“ Management is the process of designing and maintaining an environment in which individuals, working together in groups, efficiently accomplish selected aims ’’

“Manajemen adalah proses merancang dan memelihara suatu lingkungan di mana individu, bekerja bersama di dalam kelompok, yang secara efisien memenuhi tujuan terpilih”

Sedangkan Musselman, (Sri wiludjeng SP 2007 : 3) mengatakan bahwa :

“ Management is the process of planning, Organizing, directing and controlling the activities of an enterprise to achieve specific objectives”

" Manajemen adalah proses perencanaan, Pengaturan, mengarahkan dan mengendalikan aktivitas dari suatu perusahaan untuk mencapai sasaran khusus"

Menurut Marry Parker Follet, (Sri wiludjeng SP 2007 :3), pengertian manajemen :

“Management is the art of getting thing though people ’’

Lebih lanjut James AF Stoner (Sri wiludjeng SP 2007: 3)  menyatakan sebagai berikut :

“ Manajement is the process of planning, organizing, leading and controling the effect of organization members and the use of other organizational members and use of other organizational gool ’’

“ Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha – usaha para anggota organisasi dan mencapai tujuan organisasi tujuan organisasi yang telah di tetapkan”

           

            Dari keempat definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen mengandung unsur sebagai berikut :

1.      Manajemen sebagai proses.

2.      Manajemen sebagai seni.

3.      Manajemen terdiri dari individu – individu/ orang –orang yang melakukan aktivitas.

4.      Manajemen menggunakan berbagai sumber-sumber dan faktor produksi yang tersedia dengan cara efektif dan efisien.

5.      Adanya tujuan yang talah ditetapkan terlebih dahulu.

            Manajemen sebagai proses, karena dalam manajemen terdapat adanya kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan, misalnya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Dengan kata lain satu sama lainya tidak dapat dipisahkan atau dengan kata lain saling terkait (terpadu), sehingga akan membentuk suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

Fungsi Manajemen

            Manajemen oleh para ahli dibagi atas beberapa fungsi. Pembagian fungsi – fungsi manajemen ini tujuannya adalah supaya sistematika urutan pembahasan lebih teratur, agar analisis pembahasan lebih mudah dan lebih mendalam. Dan untuk menjadikan pedoman pelaksanaan proses manajemen bagi manajer.

            Perlengkapan fungsi – fungsi manajemen diakui oleh para ahli berbeda. Namun kenyataannya itu tidaklah manjadi permasalahannya terhadap proses pencapaian tujuan perusahaan yang efektif dan efisien. Dalam penelitian ini penulis mengambil fungsi – fungsi manajemen yang dikemukakan oleh G.R Terry, yaitu yang meliputi fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan fungsi pengendalian, fungsi pengawasan.

 Fungsi Perencanaan

            Keberhasilan suatu perusahaan sangat di tentukan oleh pelaksanaan manajemen yang baik dalam istilah manajemen tersebut sangatlah membutuhkann suatu perencanaan. perencanaan adalah tugas manajer dimulai dengan menetapkan tujuan dan kemudian mengatur strategi, kebijakan, dan metode utnuk mencapapainya. Dengan perencanaan manajer menetapkan tindakan, cara, waktu, pelaksana yang akan melaksanakan rencana. Perencanaan membantu perusahaan meningkatkan posisi kompetitif perusahaan, Perencanaan tersebut tentu saja bukan suatu peristiwa tanggal dengan awal dan akhir yang serba jelas. Perencanaan itu malah merupakan suatu proses yang terus berlanjut yang mencerminkan dan menyesuaikan diri dengan perubahan – perubahan baik dalam lingkungan langsung maupun lingkungan kekuatan tidak langsung. Untuk tetap berada dipuncak suatu perusahaan harus mengevaluasi kendali rencana-rencananya dan menetapkan suatu jalan ke masa yang akan datang. Hal ini sesuai dengan pendapat G.R Terry yang mengemukakan bahwa:

 “Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan”

Sedangkan menurut Kootz, (Sri wiludjeng SP 2007: 58) 

“ Planing involves selecting mission and objectives and the actions to achieve them; it requires decision making, that is choosing from among alternative future courses of action”

           

            Penetapan di muka tentang apa yang akan dilakukan dikemudian baru merupakan tugas manajer di dalam mengantisipasi perubahan yang akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi. 

Seperti yang dikemukakan oleh Peter Dructer, (Umi Narimawati 2003 : 114)  bahwa :

“Kinerja seorang manajer ditentukan oleh 2 kriteria yaitu efektivitas: kemampuan untuk melakukan hal-hal yang benar dan efisien : kemampuan untuk melakukan hal-hal secara benar”

Lanjut Dructer 

       

 “ Efektifitas adalah lebih penting karena efisien tidak akan pernah bisa mengejar pemilihan sasaran yang salah”

           

            Tanpa adanya perencanaan berarti semua orang yang berada di dalam suatu organisasi bekerja secara acak dan kurang teratur serta tidak mempunyai standar yang jelas. Proses awal perencanaan dimulai dari penetapan tujuan kemudian merici berbagai cara. Teknik dan tujuan yang telah di rumuskan dapat dicapai sepenuhnya dan semakin jauh pencapaian tujuan dari yang direncanakan berarti tujuan efektif.

            Types of plans yang dikemukakan Koontz dan O’DONNEL, (Umi Narimawati 2003: 121) adalah sebagai berikut :

1. Purpose of mission ( Maksud atau Misi ), merupakan arah yang umum dan tidak hanya berlaku bagi suatu organisasi, tetapi semua organisasi sejenis dalam suatu masyarakat.
2. Objektive ( sasaran ), rencana dari tujuan, baik menyeluruh maupun sebagian  dan merupakan akhir dari setiap kegiatan yang dilaksanakan.
3. Strategy ( strategi ), rencana yang berupa cara-cara yang ditempuh sesuai dengan situasi dan kondisi pada setiap tempat, waktu, dan kejadian yang diperlukan dan akan menentukan tindakan-tindakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan.
4. Policies ( kebijaksanaan ), merupakan petunjuk umum yang membimbing cara berfikir pimpunan dalam menentukan tindakan pengambilan keputusan dan mempunyai tindakan sesuai dengan tindakan dalam organisasi.
5. Prosedure ( urutan sebagai pedoman ), rencana yang ditetapkan dalam urutan-urutan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dan merupakan pedoman yang membimbing cara bertindak untuk menyelesaikan suatu kegiatan.
6. Rule (aturan sebagai pembatas), suatu peraturan yang membatasi kita, apakah tindakan boleh dilakukan atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisinya.
7. Program ( rencana konkrit ), menggambarkan rencana yang kongkrit karena didalamnya sudah tercantum baik tujuan, sasaran, kebijakan, prosedur, dan budgetnya atau merupakan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan.
8. Budget ( anggaran ), merupakan suatu ikhtisar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran-pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam rangka.

Fungsi Pengorganisasian

            Pengorganisasian adalah tahap berikutnya setelah planning. Untuk itu manajer perlu memperhatikan konsep-konsep organisasi serta wewenang-wewenang yang dapat di delegasikan atau tidak. Dari proses pengorganisasian ini akan di peroleh stuktur organisasi, untuk itu perlu pula dikemukakan bentuk – bentuk organisasi serta kelebihan dan kelemahan setiap bentuk organisasi. Tugas pengorganisasian adalah mengharmoniskan suatu kelompok orang-orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan kesemuanya ke suatu arah tertentu.

Menurut G.R Terry, pengorganisasian adalah (Sri wiludjeng SP 2007: 92)

“Organizing is the establising of efective behavirol relationships among person so that they may work to gether efficiently and gain personal satisfaction in doing selected tasks under given environ mental can ditions for the purpose of achieving some goal or abjective”

“ Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan – hubungan kelakuan yang efektif antara orang – orang. Sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”

Sedangkan menurut Winardi (1990: 375) pengorganisasian adalah :

“  Sebagai suatu proses di mana pekerjaan yang ada dalam komponen – komponen yang dapat ditangani dan aktifitas mengkoordinasi hal-hal yang dapat dicapai untuk mencapai tujuan tertentu.

           

            Jadi dalam uraian di atas terjadi suatu proses pembagian kerja yang kemudian hasilnya dikoordinasikan untuk mencapai tujuan tertentu. Seorang manajer harus dapat menempatkan setiap pekerjaan sesuai dengan kecakapan yang dimiliki sehingga pencapaian tujuan dapat lebih efektif dan efisian.

            Adapun proses pengorganisasian dalam perusahaan adalah meliputi pembatasan dan penjumlahan tugas-tugas pengelompokan dan pengklasifikasian tugas-tugas, pendelegasian wewenang diantara karyawan atau personal perusahaan.

Menurut Kootz dalam  Sri wiludjeng (SP 2007: 93) pengorganisasian  memiliki proses sebagai berikut :

1. Identifikasi aktifitas – aktifitas  atau pekerjaan – pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Departementalisasi, yaitu pengelompokan aktifitas – aktifitas atau pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
3. Pendelegasian wewenang (delegation of outhority), adalah pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktifitas – aktifitas atau pekerjaan tertentu.
4. Koordinasi (Coordination), adalah proses penentuan hubungan, wewenang, dan informasi secara horizontal maupun vertikal.

           

            Sedangkan lagkah-langkah dalam membentuk keanggotaan pada proses pegorganisasian menurut Malayu S.P Hasibuan (1996; 130) adalah sebagai berikut:

1. Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang dapat dicapai apakah provite motive atau service motive.
2. Penentuan kegiatan – kegiatan, artinya menejer harus mengetahui, merumuskan dan menspesifikasi kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan.
3. Pengelompokan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokan kegiatan-kegiatan kedalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan kedalam satu depertemen atau satu bagian.
4. Pendelegasian wewenang, artinya harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap depertemen.
5. Rentang kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.
6. Peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan supaya tumpang tindih tugas dapat dihindarkan.
7. Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah line organization, line and staff organization ataukan function organization.
8. Stuktur, artinya manajer harus menetapkan struktur organisasi yang bagaimana yang akan dipergunakan, apa struktur organisasi segitiga vertikal, segitiga horizontal, berbentuk lingkaran, berbentuk setengah lingkaran, berbentuk kerucut, , vertikal horizontal ataukah berbentuk oval. 

Fungsi Penggerakan/ Pelaksanaan

            Penggerakan merupakan fungsi fludamental atau terpenting dalam manajemen, sebab perencanaan yang telah di susun dan di organisasikan harus dilaksanakan secara seksama. Oleh karena itu tugas pimpinan adalah seluruh potensi yang ada untuk dapat berfungsi menjalankan seluruh kegiatan agar tujuan dapat tercapai. Ini sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh G.R Terry, ( Malayu S.P Hasibuan 1996: 187) bahwa:

“Penggerakan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha – usaha pengorganisasian”

            Lebih lanjut Koontz dan Cyril O’ Donnel mengemukakan pengertian penggerakan adalah:

“ Hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan – bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata” 

           

            Pengertian di atas menekankan bahwa perggerakan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh manajer untuk membimbing, mengarahkan, dan mengatur segala kegiatan karyawan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan suatu kegiatan usaha dengan demikian, seorang manajer harus mampu menggerakan karyawanya dengan cara memberikan motivasi, mengerti akan hubungan pribadi dan aktifitas kelompok dalam menyelesaikan pekerjaanya.

            Dengan sendirinya setiap manajer harus berusaha agar anggota organisasi menyukai pekerjaaan dengan mau berusaha sekuat tenaga untuk menggunakan kemampuan dan keterampilan dengan disiplin yang tinggi sehingga dapat mencapai efisiensi dan efektifitas kerja didalam fungsi manajemen ini berkaitan pula dengan penggunaan sumber daya manusia. Oleh karena itu seorang manajer dalam memanfaatkan kemampuan yang dimiliki oleh sumber daya manusia dalam usaha mencapai tujuan perusahaan adalah dengan memberikan motivasi agar karyawan mau bekerja dengan sukarela sesuai dengan keinginannya. Hal ini sesuai dengan pendapat Maman Ukas (1993 : 259)

“Motivasi adalah suatu proses kegiatan dimana manajer berusaha memborong para pekerja untuk merangsang agar mereka mau tindakan, perbuatan yang di inginkan atau usaha dasar untuk mempengaruhi perilaku seseorang agar menjurus pada tindakan atau perbuatan yang diinginkan sesuai dengan tujuan organisasi”

           

            Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa seorang manajer dapat memanfaaatkan kemampuan pekerjanya dengan cara memotivasi sehingga para pekerja tersebut mau melakukan tindakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi Pengendalian

            Aktivitas pengendalian merupakan proses untuk menjamin bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Pengendalian pada hakekatnya merupakan usaha memberikan petunjuk para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana. Menurut Harold Kootz, (Umi Narimawati 2003: 296) adalah sebagai berikut:

“ Control is the meansurement and corection of the ferformance of subordinates in order to make sure that enterprice ibjectives and the plans devised to attain the are accomplised”

“Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat diselenggarakan”

           

            Dari uraian di atas dapat di simpulkan bahwa tujuan pengendalian di harapkan  agar para pelaksana membatasi tindakan-tindakan mencapai tujuan sedemikian rupa sehingga tidak begitu menyimpang dari yang diperbolehkan. Pengendalian menjadi siklus fungsi manajemen lengkap dan membawa organisasi ke perencanaan. Makin jelas, lengkap dan terkoordinir.

            Pengendalian sendiri  berkaitan erat dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi karena :

1.      Pengendalian terlebih dahulu harus di rencanakan.

2.      Pengendalian dapat dilakukan apabila ada rencana.

3.      Pelaksanaan rencana akan baik apabila pengendalian dilakukan dengan baik.

4.      Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak, baru setelah penilaian/pengendalian dilakukan.

            Dalam bukunya Pengantar Manajemen Umi Narimawati (2003: 297) mengemukakan fungsi pengendalian adalah :

1.       Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

2.       Melakukan tindakan perbaikan ( corrective ), jika terdapat penyimpangan – penyimpangan ( deviasi ).

3.       Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.

           

            Seorang manajer harus mempunyai beberapa cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Kondisi ini dapat di ketahui melalui pengendalian.

Dalam buku Pengantar Manajemen, Umi Narimawati (2003: 300) mengemukakan metode pengawasan/pengendalian yaitu:

1. Pengawasan langsung.
2. Pengawasan tidak langsung.
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian.

     

            Pengawasan langsung, merupakan pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh manajer. Manajer malakukan pemeriksaan pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengatahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendaki. Pengendalian langsung ini dapat dikemukakan dengan cara inspeksi langsung, observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat  (on the spot report).

            Pengawasan tidak langsung, merupakan pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil – hasilnya.

            Sedangkan pengawasan berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan – kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer. 

Posted in: Managemen